Was sind die GoBD?
GoBD ist eine Abkürzung und steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
In den vielen Gesprächen mit Selbstständigen und Unternehmern ist uns immer wieder aufgefallen, dass die GoBD den meisten nicht bekannt ist. Dabei ist die GoBD nichts Neues.
Die Grundform der GoBD gibt es so bereits seit 2014, unseres Erachtens ist die stringente Einführung der GoBD in den Unternehmen CORONA bedingt verschoben worden. Es liegt die Vermutung nahe, das hier, ähnlich, wie bei der uns allen bekannten DSGVO, dann eine recht kurzfristige Deadline gesetzt werden wird, wann diese GoBD in Ihrem Unternehmen eingeführt sein müssen.
Doch was sind die GoBD genau?
Diese legen fest, in welchem Umfang und für welche Dauer Unterlagen in einem Unternehmen aufbewahrt werden müssen.
Die meisten Belege sind für eine Dauer von 10 Jahren aufzubewahren. Das ist eine Frist, die den meisten bekannt ist.
Was den meisten jedoch unbekannt ist, die GoBD betrifft jegliche Unternehmensformen, sowie Freiberufler und Selbständige. Buchhaltungspflichtige Gewerbetreibende und Unternehmensführende. Somit sind kurzum alle von dieser Regelung betroffen.
Welche Richtlinien sind durch die GoBD zu beachten?
Die GoBD regelt im digitalen Zeitalter die Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Sie definiert die einzuhaltenden Regeln. Die Betrachtung der Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form liegt hier im Fokus.
Kurz um: Die GoBD beschreibt, wie Belege seit November 2014 erfasst und archiviert werden müssen.
Die GoBD gliedert sich in folgende Bereiche :
- Einsatz von Software gemäß den GoBD
- GoBD-konforme Arbeitsweise
- die revisionssichere Archivierung
- die vollständige Dokumentation aller Verfahren
Anpassungen der GoBD ab 2020
Seit dem 01.01.2020 ist eine Neufassung der GoBD in Kraft. Diese berücksichtigt die Fortschritte und neuen Wege im Bereich der Digitalisierung. Ein Schritt der längst notwendig war.
-
Möglichkeit des mobilen Scannen
Bisher war nur ein stationärer Scan-Vorgang zulässig. Es wurde erkannt das die Menschen und das Arbeiten immer mobiler wird. Somit ist mobiles Scannen nun erlaubt und erfährt eine Gleichstellung mit dem herkömmlichen stationären Scanablauf. Somit können Dokumente unterwegs digital erfasst werden..
-
Einfache Handhabung bei Geschäftsreisen
Die bildliche Erfassung von Dokumenten mit mobilen Endgeräten ist auch bei Auslandsreisen erlaubt.
-
Konvertierung von Dokumenten ist in bestimmten Situationen erlaubt
Es ist möglich unter, klar festgelegten Vorausetzungen ein konvertiertes Dokument ohne das ursprüngliche Dokument mit aufbewahren zu müssen.
-
Einsatz von Cloudsystemen
Viele Software Hersteller bieten immer mehr Cloudsysteme an. Diese Systeme wurden in den Anwendungsbereich der Vorschriften nach GoBD aufgenommen.
-
Die GdBO ist nach wie vor streng: Nachvollziehbarkeit und Historik sind Pflicht!
Sie als Unternehmer sind angehalten, dass alle Änderungen an der Verfahrensdokumentation zwingend nachvollziehbar sein müssen und zwar in historischer Reihenfolge.
Wir unterstützen Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler bei der Erstellung einer GoBD Verfahrensdokumentation, sowie bei der Auswahl und Einführung von GoBD konformen Softwarelösungen. Sprechen wir über Ihre aktuelle Situation und Herausforderungen zur Einhaltung und Umsetzung der GoBD!
Wieso gibt es die GoBD?
Die GoBD wurde mittels eines Schreibens vom Bundesfinanzministerium im November 2014 veröffentlicht. Die GoBD löst die Grundsätze zum Zugriff von Daten und zur Prüfbarkeit von digitalen Unterlagen sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme ab. Die GoBD ist eine von der Bundesrepublik Deutschland erlassene Verwaltungsanweisung. Die GoBD ist somit verbindlich und unterliegt einer staatlichen Gültigkeit.
Für wen gelten die GoBD?
Ein wichtiger Hinweis, das es oft zu Verwechslungen kommt. Es muss bei der Anwendung zwischen der GoB und den GoBD unterschieden werden.
Die GoBD besitzt Gültigkeit für alle Unternehmen, Selbstständigen, Freiberufler und sowie buchführungspflichtige Unternehmen. Dies bedeutet im Klartext: Es unterliegen nicht nur Unternehmen mit einer Buchführungspflicht der GoBD. Die Richtlinien der GoBD sind von allen einzuhalten.
Dies geht aus einem Zusatz hervor. Es handelt sich um den Zusatz „Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. In dem Zusatz finden Sie die Grundsätze, wie auch die rechtlich geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Diese werden hier deutlich dargestellt.
Ist die GoBD Pflicht?
Es müsste richtig heißen, sind die GoBD Pflicht? Da es sich um einen Katalog an Vorschriften und Verfahrensanweisungen handelt.
Die Frage kann mit einem sehr eindeutigen „Ja“ beantwortet werden. Ja, die GoBD sind Pflicht. Sie müssen von jedem Unternehmer eingehalten werden. Sie sollten wissen, dass für die Einhaltung der GoBD Sie ganz allein als Steuerpflichtiger verantwortlich sind.
GoBD konform, was bedeutet das?
GoBD konform bedeutet, dass ein Unternehmer über den gesamten Zeitraum der gültigen Aufbewahrungsfristen auch die Ordnungsvorschriften sicherstellen kann, welche in den GoBD verankert sind.
Das bedeute für Sie, dass die Ordnungsmäßigkeit, welche gefordert ist, für alle Dokumente gilt, die steuerrelevant sind. Dies betrifft alle Arten von Dokumenten, sei es in elektronischer Form als auch die in Papierform. Sie als Unternehmer müssen den Bezug auf die Buchführung sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle vollständig, nachvollziehbar, zeitgerecht, richtig, unverfälscht und geordnet aufbewahrt und abgebildet werden.
Welche Dokumente muss ich archivieren?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass alle Unterlagen GoBD konform archiviert werden müssen. Sobald diese Bedeutung für die Besteuerung haben. Hier ein paar Beispiele:
- Aufzeichnungen und Bücher, wie etwa Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher
- alle Buchungsbelege, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Eröffnungsbilanz
- steuerrelevante Personalunterlagen
- Unterlagen die unter Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 vom Zollkodex betroffen sind
- Jahresabschlüsse wie GuV und Bilanzen
Wie müssen Belege archiviert werden?
Grundsätzlich muss eine Rechnung immer im Original aufbewahrt werden. Eine elektronischen Rechnung ist ein elektronisches Dokument, somit muss dieses auch elektronisch aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, dass elektronische Dokument zusätzlich auzudrucken und zu archivieren.
Wer prüft die Einhaltung der GoBD
Die Einhaltung der GoBD wird von den Finanzämtern überprüft. Dies geschieht in aller Regel im Rahmen von Lohnsteuerprüfungen, Umsatzsteuerprüfungen oder sonstigen durchgeführten Betriebsprüfungen.
Hinweis: Die Finanzämter haben begonnen z.B. in Berlin seit 2019 verstärkt die Einhaltung zu prüfen. Die Nichteinhaltung kann zu einer Steuerschätzung führen, gerade bei Betrieben mit einer Kasse.
Wie wird ein Verstoß der GoBD geahndet?
Der Verstoß des Unternehmers gegen die gültigen Regeln, kann zu schwerwiegende Folgen führen. In den bekannten Fällen wurden nicht selten Sanktionen bei einer Nichteinhaltung auferlegt.
- Verfolgung von Straftaten im Zusammenhang mit einer Insolvenz
- strafrechtliche Verfolgung wegen Unterdrückung von Urkunden
- Folgen sowohl aus steuerstrafrechtlicher als auch ordnungswidrigkeitsrechtlicher Sicht